Rechnungsworkflow

Rechnungen, die an die ZHdK gerichtet sind, werden eingescannt und zirkulieren in einem digitalen Workflow durch die einzelnen Abteilungen. Jede Rechnung durchläuft weiterhin die Stationen der Kontierung, der materiellen- und formellen Prüfung und muss von den Kostenstellenverantwortlichen visiert und zur Zahlung freigegeben werden. Alles läuft papierlos und via Internet.

So gehen Rechnungen nicht mehr verloren und bleiben auch nicht auf Papierstapeln liegen. Sie werden schneller bearbeitet und bezahlt. Im Rechnungsarchiv finden Sie alle Rechnungen und niemand muss mehr Papierkopien aufheben.

Rollen im Rechnungsworkflow

Zuweiser: Personen, die Rechnungen kontieren.
Diese Personen ergänzen Rechnungen aus dem eigenen Bereich mit den korrekten Kontierungsangaben und prüfen die Rechnung auf Vollständigkeit.

Anweiser: Personen, die Rechnungen visieren.
Diese Personen sind Visum berechtigt und bestätigen mit ihrem Visum, dass die Rechnung gerechtfertigt ist und bezahlt werden soll.

Rechnungsprüfer: Finanzabteilung.
Die Finanzabteilung prüft jede Rechnung auf ihre formelle Richtigkeit und Vollständigkeit und überwacht den Workflow. Diese Rolle mahnt, wenn Rechnungen im Workflow stecken geblieben sind.

Materielle Prüfer: Personen, die eine Rechnung «materiell» prüfen
Personen, die die Ware bestellt haben, machen in der Regel die materielle Kontrolle und bestätigen, dass die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht worden ist.

Statusabkürzungen

AW: pendet beim Anweiser
Bez.: Rechnung wurde bezahlt
Geb.-1: im SAP gebucht, Bild der Rechnung im dispIN abrufbar
Geb.-2: im SAP gebucht, Bild der Rechnung nur im SAP abrufbar
Gel.: Rechnung wurde gelöscht
Korr-1: Korrektur der Kopfdaten
Korr-2: abgelehnter Beleg im Buchungszentrum zur neuen Bearbeitung
Kont.: pendent bei Kontierer
Mat.Pr.: pendet bei materiellem Prüfer
RO: pendent in der Finanzabteilung