Datenstrategien

Warum ist sicheres Aufbewahren wichtig?

Ihre Daten sind wertvoll; Ihre Gedanken, Ideen und viele Stunden Arbeit stecken darin und sind nur schwierig, falls überhaupt wieder herzustellen, falls sie verloren gehen oder verändert werden. Das ITZ unterstützt Sie bei der Auswahl der für Sie optimalen Datensicherungsstrategie.


Geschäftsdaten sicher aufbewahren


- Auf Ihrem ZHdK-Laptop

Die vom ITZ zur Verfügung gestellten Apple-Laptops werden mit einem persönlichen CrashPlan-Konto ausgeliefert: CrashPlan sichert die Daten aller Benutzerverzeichnisse immer dann, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind. Dies geschieht selbständig, automatisch und laufend. Prüfen Sie das wöchentliche E-Mail mit dem Backup-Bericht von CrashPlan! Dann können Sie darauf vertrauen, dass Sie jederzeit über eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer Daten verfügen.

Die vom ITZ zur Verfügung gestellten Windows-Laptops werden immer dann gegen Datenverlust geschützt, wenn Sie sich im Netzwerk der ZHdK befinden: Bei jedem An- und Abmelden innerhalb des ZHdK-Netzwerkes werden Ihre lokalen Daten («Desktop», «Dokumente», «Bilder», «Musik», «Videos» und «Downloads») mit den ZHdK-Servern synchronisiert (alle diese Daten liegen auf Ihrem persönlichen «H-Laufwerk»).
- Auf den Datenablagen der ZHdK

Das Retten von Daten aus Ihrem Backup ist zuweilen aufwändig und langwierig. Sie sollten wichtige, geschäftliche Dateien immer auf den Datenablagen der ZHdK aufbewahren denn dort sind sie am besten vor Datenverlust geschützt! Das ITZ stellt gemeinsame und persönliche Datenablagen zur Verfügung, die auf mehrere Festplatten verteilt, mehrmals täglich gesichert und über Nacht an einen zweiten Standort ausserhalb von Zürich gespiegelt werden. Laut der organisatorischen Struktur der ZHdK existiert für jede Abteilung und jedes Departement ein eigener Datenbehälter für die Ablage der Daten. Die Datenablagen des ITZ sind die sicherste Variante, Daten der ZHdK abzulegen.



ZHdK-Daten überall hin mitnehmen


- Mails, Kalender, Adressen

Richten Sie Ihren ZHdK-Mail-Account als Exchange-Account in Ihrem Mail-Programm (Outlook unter Windows resp. Apple Mail, Apple Kontakte und Apple Kalender unter Mac OS X resp. Thunderbird unter Linux) ein. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Mails, Ihre Adressen und Ihre Kalendereinträge auf all Ihren Geräten übereinstimmen, vor unberechtigtem Zugriff geschützt und gegen Datenverlust gesichert sind. Mails, Adressen oder Kalendereinträge, die Sie ohne Internetverbindung bearbeiten, werden synchronisiert, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Wenn Sie ohne eigenen Computer unterwegs sind, finden Sie all diese Informationen auf den Mail-Servern der ZHdK. Diese sind über das Internet erreichbar unter: mail.zhdk.ch Ihr ZHdK-Mail-Account wird vom ITZ zur Verfügung gestellt und erfüllt dadurch sehr hohe Ansprüche an Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Backup-Schutz.
- Gemeinsam zu bearbeitende Dokumente

Sprechen Sie sich ab, wenn Sie Dokumente gemeinsam erstellen müssen. Teilen Sie sich Kapitel untereinander auf und verwenden Sie die Funktion «Änderungen nachverfolgen» in den Office-Programmen. Speichern Sie die einzelnen Arbeitsschritte mit entsprechender Versionsnummer im Namen und führen Sie eine Tabelle der Änderungen in der Einleitung des Dokumentes.

Online-Dienste wie Google Docs dürfen nicht als Arbeitsmittel der ZHdK verwendet werden; die Reglementarien zur Nutzung von IT-Mitteln verbieten dies. Es geht hierbei um die Einhaltung des Datenschutzes und der Sicherheit der ZHdK-Geschäftsdaten. Zur Zeit laufen evaluatorische Abklärungen: Mitglieder von Test-Projekten sammeln Erfahrungen unter strenger Beobachtung und Kontrolle des ITZ.
- Andere Dateien, Notizen und Aufgaben

Mitarbeitende der ZHdK finden persönliche und gemeinsame Daten sowie ihre komplette ZHdK-Arbeitsumgebung über den Citrix-Zugang (auf dem persönlichen Gerät oder via remote.zhdk.ch). Über diese Umgebung können Sie von Ihrem privaten Gerät, z.B. von zu Hause aus auf der Windows-Umgebung der Schule arbeiten, wie wenn Sie vor Ort im Büro sitzen würden.

Notizen und Aufgaben können Sie ebenfalls über Ihren ZHdK-Mail-Account synchronisieren. Als Programme empfehlen wir Ihnen dafür Outlook unter Windows und Notizen resp. Aufgaben unter OS X.



Private Daten sichern und auslagern

Um den Schutz und die Datensicherung Ihrer privaten Daten müssen Sie sich selbst kümmern. Laut den IT-Nutzungsbedingungen der ZHdK ist es nur sehr beschränkt erlaubt, die ZHdK-IT-Mittel für private Zwecke zu verwenden. Ihre privaten Filme, Fotos und Musik-Dateien sollten Sie nicht auf dem ZHdK-Gerät speichern. Wir bieten deshalb auch keine Werkzeuge an im Umgang mit Ihren privaten Daten.

- Empfehlungen des ITZ

Trotzdem möchten wir einige Empfehlungen abgeben: Kümmern Sie sich auch bei privaten Daten um ein regelmässiges Backup (z.B. mit der Privat-Variante von CrashPlan oder mit einer externen Festplatte und einem Automatismus à la TimeMachine).

Achten Sie darauf, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre persönlichen Daten haben. Wenn Sie die Funktionalität von DropBox verwenden möchten, dann wählen Sie dafür einen sicheren und zuverlässigen Dienst. Wir empfehlen Switchdrive, das die gleichen Funktionen wie Dropbox bietet, dafür aber auf einem schweizer Server gehostet wird (unterliegt somit nicht der us-amerikanischen Rechtsprechung) und immer verschlüsselte Verbindungen verwendet. Die GoogleApps können Sie im privaten Bereich einsetzen (z.B. als private E-Mail-Adresse). Bedenken Sie aber, dass Ihre Daten für Google einsehbar sind. Wir empfehlen grundsätzlich immer, die Nutzungsbedingungen von derartigen Diensten genau zu lesen und zu überprüfen, ob Sie damit einverstanden sind oder entsprechende Risiken eingehen wollen.