Projektdokumentation

Eine gute Projektdokumentation schafft Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualität. Wenden Sie sich an das Team Planung ITZ unter service.itz@zhdk.ch wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung der Projektdokumentation benötigen. Es gibt verschiedene Ausprägungen. Wir helfen Ihnen die richtige Form zu finden.

Wir empfehlen folgende Dokumente zu erstellen:

vProjektauftrag
vAnforderungskatalog
vProjektplan
vStatusbericht
vAbschlussbericht


Projektauftrag

Der Projektauftrag ist ein sehr wichtiges Dokument. Es beschreibt Rahmenbedingungen, Ziele, Projektorganisation, Projektumfang, Kosten, Ressourcen und enthält einen groben Projektplan. Der Projektauftrag regelt, was zum Projekt gehört und was nicht (Abgrenzungen). Zu den wichtigsten Inhalten des Projektauftrags gehören:
  • Die Projektziele welche den angestrebten Nutzen zum Ausdruck bringen.
  • Ergebnisse der Machbarkeitsprüfungen (Risiken, Erfolgsfaktoren)
  • Erste Termin- und Kostenabschätzungen
  • Projektorganisation

Vorlage für Projektauftrag


Anforderungskatalog

Im Anforderungskatalog werden die Anforderungen an die Lieferungen und Leistungen aus Anwendersicht detailliert beschrieben. Eine Anforderung ist eine Aussage über ein zu erfüllende Eigenschaft oder zu erbringende Leistung eines Produkts, eines Prozesses oder der am Prozess beteiligten Personen.


Projektplan

Der Projektplan ist das Kernstück jedes Projekts. Der Projektplan enthält alle Aktivitäten und macht die Zusammenhänge transparent. Ein kompletter Planungsprozess erfolgt grob in folgenden Schritten:
  • Das Projekt strukturieren (Arbeitspakete)
  • Den Aufwand schätzen
  • Die Einsatzmittel planen (nicht zwingend erforderlich)
  • Termine planen


Statusbericht

Bei grösseren und komplexen Projekten ist ein systematisches Berichtswesen (Reporting) elementar. Der Projektstatusbericht umfasst die folgenden Bestandteile:
  • Terminstatus
  • Kostenstatus
  • Projektfortschritt
  • Einschätzung des Projektleiters


Abschlussbericht

Ein Projektabschlussbericht hat verschiedene Inhalte:
  • Er konzentriert sich auf die Zielerreichung und den durch das Projekt entstandenen Nutzen.
  • Er konzentriert sich auf die Abweichungen gegenüber der Planung, deren Ursachen und auf geeeignete Verbesserungsmassnahmen (lessons learned)
Nutzen Sie den Bericht für eine ausgewogene Beurteilung der Projektarbeit und reflektieren Sie über Punkte, die Sie in künftigen Projekten verbessern wollen.